Корпоративные специальные мероприятия на сегодняшний день являются одним из самых популярных и одновременно одним из самых мощных инструментов для работы с внутренним климатом компании. С их помощью мы можем решать огромное количество различных задач, влиять на большое количество аспектов внутрикорпоративной жизни, вносить в нее необходимые корректировки и много чего еще. Однако, наш сегодняшний материал не о пользе, которую наша компания может получить от проведения корпоративного специального мероприятия, а о том, из чего он строится с точки зрения финансов, сиречь о составляющих бюджета корпоративного ивента и о работе с ними.

Итак, начнем с основ: любое корпоративное специальное мероприятие, будучи разобранным на составляющие, своей структурой очень похоже на классический ивент (за рядом исключений, разумеется). Здесь также присутствуют кейтеринг, аренда площадки, аренда оборудования, приглашение выступающих персон и множество других компонентов. Однако если учитывать формат, тип того или иного проекта, то характер этих компонентов, их сочетание в рамках ивента и стоимость могут существенно отличаться от того, что мы привыкли видеть в случае организации классического специального мероприятия.

Иными словами, корпоративные специальные мероприятия в теории своей структурой могут практически ничем не отличаться от обычных ивентов, но это не должно вводить в заблуждения: свои особенности (в контексте сегодняшней темы) есть практически в каждом элементе проекта, в каждой его составляющей. Кроме того, в рамках настоящего материала мы рассмотрим еще и несколько моментов, связанных с оптимизацией бюджетов корпоративных специальных мероприятий, и возможные риски, с которыми может столкнуться компания-организатор, и ошибки, которые мы можем допустить.

Составляющие бюджета

Понятно, что в каждом проекте все относительно индивидуально, поэтому в рамках нескольких абзацев материала у нас вряд ли получится дать исчерпывающую информацию по каждой детали некоего стандартного бюджета корпоративного специального мероприятия, поэтому мы остановимся лишь на самых важных моментах. Первое - это площадка для проведения; от этого пункта, в конечном счете, может зависеть многое в нашем бюджете, и, как правило, если бюджет решают оптимизировать, то площадка - это один из тех пунктов, с которых начинают, но об этом чуть ниже. В то же время площадка для проведения ивента - далеко не самая, условно говоря, гибкая статья нашего бюджета: если мы хотим сэкономить, то зачастую нам придется попросту искать другое место.

Анна Разбегина, «Норильский никель»: "Основные статьи расходов – аренда площадки, организация и проведение праздничной программы, банкетное и транспортное обслуживание, охранные мероприятия, PR-сопровождение, фото и видео, атрибутика: пригласительные билеты, подарки, сувениры, иногда довольно дорогостоящие. По опыту, наиболее затратные статьи в порядке возрастания стоимости – аренда, кейтеринг и, безусловно, праздничная программа, для организации которой мы привлекаем профессиональное event-агентство. Комплекс оплачиваемых работ и услуг агентства включает сценарно-постановочные работы и администрирование, декоративное оформление, техническое обеспечение (спецконструкции, свет, звук, видеопроекции, спецэффекты, пр.), концертную программу (ведущие, артисты, аниматоры, хостесс), костюмы, реквизит. Изготовление/приобретение атрибутики и фото-видео продукции мы также поручаем агентству. Все вышеперечисленное вместе с агентским вознаграждением составляет от 60 до 70% общего бюджета большого корпоратива".

Следующий момент - производство сопровождающих и раздаточных материалов. Форматы корпоративных специальных мероприятий бывают совершенно разные (от тренингов и до крупных корпоративных праздников), следовательно, и "раздатка" может быть какой угодно в зависимости от ситуации. Но есть один общий момент: работаем ли мы в рамках нашего проекта с нашими сотрудниками или же работаем с нашими партнерами, - в любом случае, раздаточные материалы должны быть разработаны и изготовлены на самом высоком уровне, ведь в контексте ивента они являются частью нашего бренда.

Самый сложный в плане работы с ним компонент - это, если обобщить, наполнение проекта. С точки зрения бюджета ивента, эта составляющая может быть представлена как в виде одного пункта (к примеру, если мы сотрудничаем с неким агентством или компанией, предоставляющей решение "под ключ"), так и в виде десятка связанных друг с другом пунктов. Главная проблема тут - не запутаться и всегда иметь четкое представление о том, на что именно тратятся те или иные деньги. Лично автору настоящего материала приходилось видеть такие бюджеты, в которых половина упомянутых "контентных" пунктов была зачастую неясна самим составителям бюджета.

Юлия Холманова, компания RosEvent: "В основном бюджет не поддаётся корректировке и изменениям и мы, как агентство, стараемся максимально удовлетворить потребности клиента, уложившись в бюджет. Но если вдруг клиент корректирует бюджет в сторону увеличения, заказав какую либо новую услугу, ранее не фигурирующую в смете, то естественно бюджет движется вверх. То есть, проще говоря, его можно назвать гибким отчасти. В основной своей массе крупным компаниям очень сложно увеличивать бюджеты, за счёт своей «запроцедуренности» (много уровней согласования). А вообще могу дать ценный совет клиентам – заявляйте агентству меньший бюджет, и оставляйте запас. Тогда чуть поднять бюджет можно безболезненно для обеих сторон! ".

Еще одна существенная часть, если говорить о бюджете корпоративного специального мероприятия, - это техническое и, если необходимо, транспортное обеспечение проекта. Если с первым все понятно, и организаторы, как правило, редко допускают с этим компонентом какие-то серьезные ошибки на стадии разработки бюджета, то с транспортом ситуация выглядит несколько иначе.

Нередки случаи, когда о транспортном обеспечении проекта вовсе забывают, а ведь даже доставка полиграфии из типографии, если она осуществляется за счет заказчика, - это уже транспортные расходы.
Беспалова Екатерина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: "В ходе одного из недавних исследований рынка было установлено, что одна из основных претензий заказчика к event-агентствам - постоянно увеличивающаяся смета. Ни один заказчик не воспримет радостно внесение исполнителем изменений в смету по ходу реализации проекта. Если же есть такая необходимость, то действовать нужно максимально быстро, энергично и открыто. Обсудите ситуацию с заказчиком и придите к определенному решению. Возможно, клиент пойдет на изменение контрольных цифр, а в случае, если выход за их рамки недопустим, согласится ужать расходы по другим статьям. В последнем случае, экспертом и консультантом является агентство, ведь только исполнитель сможет адекватно оценить, какие строки бюджета можно сократить, какие категорически нельзя уменьшить, а от чего вовсе стоит отказаться".

Последний пункт бюджета, о котором пойдет речь в данной части нашего материала, - это кейтеринг, который присутствует практически всегда вне зависимости от формата корпоративного ивента, его контента или целевой аудитории. В целом, на нашем портале мы очень часто поднимаем тему кейтеринга, поэтому в рамках настоящего материала не будем останавливаться на ней детально.

Оптимизация бюджета

Большинство ивент-экспертов в один голос скажут нам, что одна из составляющих по-настоящему эффективного корпоративного специального мероприятия - это грамотная оптимизация бюджета. Что понимается под этим процессом? Не просто односторонняя экономия на всем и вся, а поиск баланса, при котором удастся претворить в жизнь все задуманное, оставаясь в рамках выделенных средств. К слову, не стоит откладывать эту работу "на потом", - она должна начинаться уже во время разработки самого бюджета.

Кроме того, сразу отметим, что один из самых надежных способов снизить затраты на проект заключается в оптимизации не столько бюджета, сколько подготовительных работ. Другими словами, чем раньше мы проведем все подготовительные работы, тем дешевле они будут стоить. В качестве примера: если разрабатывать и производить раздаточные материалы за неделю до старта нашего корпоративного специального мероприятия, то это будут одни затраты (возможно, например, применение подрядчиком коэффициента за срочность), а если за месяц, то совершенно другие.

Анна Разбегина: "Если честно, в моей практике ни разу не было ситуации, когда бюджет был потрачен постатейно копейка в копейку точно в соответствии с предварительной сметой, составленной и утвержденной за несколько недель, а иногда и месяцев до ивента. Настоятельно рекомендую иметь резерв на непредвиденные расходы. В случае необходимости этот спасительный карман - просто спасательный круг!"

Еще один неплохой ход - постараться сотрудничать с меньшим числом подрядчиков. Разумеется, как уже упоминалось, каждый проект имеет свои специфичные нюансы, но всегда имеет смысл рассмотреть в качестве базового, главного подрядчика некое крупное агентство с хорошей репутацией и богатыми возможностями, которое сможет взять на себя реализацию большинства стоящих перед проектом задач, прежде чем начинать обзванивать несколько десятков компаний поменьше и с более узкой специализацией. На первый взгляд, может показаться, что если мы будем напрямую работать с каждым подрядчиком, отвечающим за свою небольшую область (к примеру, кейтеринг или аренда оборудования), то сможем в некоторой степени сократить затраты по каждой из статей. Однако практика показывает, что в большинстве ситуаций экономически это будет менее выгодно. Арифметика проста: во-первых, за счет больших объемов крупное агентство может предоставить нам какие-то дополнительные скидки, а, во-вторых, у подобных компаний уже существуют свои отработанные схемы взаимодействия с большим числом проверенных и ответственных подрядчиков.

И, наконец, нельзя не упомянуть еще об одном довольно важном моменте. Если компания располагает каким-то своими ресурсами, то не стоит забывать о них во время разработки проекта и его бюджета. К примеру, в качестве площадки для проведения иногда может использоваться собственный офис компании или одна из его частей, если ситуация позволяет.

Риски

Цена ошибки на стадии формирования бюджета и работы с ним невероятно высока, так как в дальнейшем она может вовсе свести все наши усилия по организации успешного корпоративного специального мероприятия на нет, а проект окажется провальным. Нередки случаи, когда уже во время ивента приходилось отказываться от некоторых его запланированных компонентов лишь потому, что бюджет был посчитан неверно, и ресурсов у компании не осталось.

Беспалова Екатерина: "Работа с бюджетом всегда строится по определенной схеме. Мы предлагаем клиенту 3 варианта бюджета любого мероприятия: минимальный, оптимальный и максимальный. Минимальный подразумевает предельно низкие суммы, вложив которые можно получить желаемый результат, но эта экономия все же отразится на качестве. В оптимальном предложено идеальное сочетание цена-качество. Максимальный бюджет предполагает самые большие, но при этом разумные вложения, которые позволят добиться наибольшего резонанса и зрелищности мероприятия".

Один из самых значимых рисков тут - неправильное или неадекватное представление о наших возможностях. Современная ивент-практика знает огромное количество примеров, когда специалисты, занимавшиеся формированием бюджета корпоративного специального мероприятия, опирались в своей работе на неверные цифры или неверные данные. Иными словами, если мы в теории имеем некую сумму, в которую необходимо уложиться, то следует перепроверить, будет ли она доступна на самом деле. К слову, описанная проблема характерна вообще для любых видов специальных мероприятий.

Анна Разбегина: "Мы готовили большое летнее мероприятие на открытой площадке. Планировалось закрыть навесом сцену и фуршетную зону, а танцевальную площадку оставить под открытым небом. Накануне мероприятия прогноз погоды с безоблачного поменялся на «высока вероятность осадков». Мы приняли решение отказаться от фейерверка, который бы длился несколько минут, возможно, в дождь и накрыть танцзону, используемую на протяжении нескольких часов, граундом. Дождя, к счастью, так и не было, но под плотными облаками танцевать под навесом было комфортно и спокойно. А режиссер придумал другую, более оригинальную кульминацию. Как говорится, не было бы форс-мажора".

Еще одна ошибка, которая куда чаще встречается именно в деле проведения корпоративных ивентов, нежели в деле проведения классических ивентов, заключается, условно говоря, в неверном определении ориентиров. Очень часто компании составляют бюджет исходя из своих желаний, а не своих возможностей. Если в случае классического специального мероприятия все вопросы снимаются буквально при первом же контакте с будущими подрядчиками, то в случае "корпоративки" неясность по некоторым пунктам может развеяться слишком поздно, и проект окажется реализованным не до конца.

Последний риск, о котором пойдет речь в сегодняшнем материале, касается, условно говоря, времени. Мы всегда должны понимать не только, сколько нам нужно будет заплатить за те или иные услуги подрядчиков, но и когда нам необходимо будет это сделать. Ивент-практика знает огромное количество корпоративных специальных мероприятий, которые оказывались под угрозой срыва как раз по причине несвоевременных выплат. В заключение же нам остается еще раз напомнить, что, да, по большому счету, работа с бюджетом корпоративного ивента очень похожа на работу с бюджетом обычного ивента, однако если не учесть ряд специфических моментов в рамках такой работы, то велик риск допустить ошибку на том или ином этапе, ухудшив конечный результат проекта.

Анатолий Крысов, eventmarket.ru